Der Mieter ist berechtigt, bei der Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen eigene Kopien bzw. Fotografien der Belege mit einem mitgeführten Kopiergerät bzw. Fotoapparat zu fertigen (LG Potsdam, WuM 2011, 631).
Der Anspruch folgt aus §§ 556 Abs. 3, Satz 5, 6, 259 Abs. 1, 242 BGB. Nach diesen Vorschriften besteht ein Anspruch des Mieters gegen den Vermieter, zur Prüfung der jährlichen Betriebskostenabrechnung Einblick in die maßgeblichen Belege zu nehmen, wobei sich die Art der Verpflichtung des Vermieters nach Treu und Glauben mit Rücksicht auf die Verkehrssitte bemisst. Unter Berücksichtigung der Verkehrssitte ist anerkannt, dass der Vermieter verpflichtet ist, dem Mieter sämtliche relevanten Rechnungen und sonstigen Belege im Original zu präsentieren und der Mieter berechtigt ist, sich schriftliche Notizen zu machen. Gleichermaßen entspricht es allgemeiner Auffassung in der Rechtsprechung, dass der Mieter einer nicht preisgebundenen Wohnung grundsätzlich nicht vom Vermieter verlangen kann, dass dieser ihm Belegkopien zusendet, weil er die Belege beim Vermieter oder Wohnungsverwalter einsehen kann. Nur wenn ihm dies im Einzelfall nach Treu und Glauben nicht zumutbar ist, kommt ein aus § 242 BGB resultierender Anspruch des Mieters auf Übersendung von Fotokopien der Rechnungsbelege in Betracht. Dies etwa dann, wenn der Mieter so weit vom Geschäftsort des Vermieters entfernt wohnt, dass ihm die Anreise nicht zuzumuten ist.
Zwar gibt es keine Norm, die das Recht zur Erstellung von Fotokopien ausdrücklich regelt und § 259 Abs. 2 BGB seinem Wortlaut nach dem Rechenschaftspflichtigen nur aufgibt, Belege vorzulegen. Das bloße Vorlegen von Unterlagen vermag dem Erfordernis von Treu und Glauben aber nicht immer gerecht zu werden, weshalb der Wortlaut der Norm den tatsächlichen Gegebenheiten angepasst werden muss.
Das Landgericht ging im Übrigen davon aus, dass das Dulden, das auch mit einer schlichten Einsichtnahme verbunden ist, keine Qualitätsänderung dadurch erfährt, dass der Mieter selbst tätig wird. Denn er macht nichts anderes, als er machen würde, würde er per Hand Abschriften erstellen oder die Belege einfach ansehen (vgl. AG München, Teilurteil vom 21. September 2009, Az. 412 C 34593/08, zitiert nach juris). Angesichts der fortschreitenden technischen Möglichkeiten und der Verwendbarkeit moderner Speichermedien sei es für den Mieter ein im Verhältnis zur handschriftlichen Abschrift ungleich zeitsparenderer, wenig kostenintensiver Vorteil, sich vollständige Unterlagen zur jederzeitigen genauen Prüfung zu verschaffen, während für den Vermieter keinerlei Nachteile damit verbunden sind. Den Mieter darauf zu beschränken, in jedem Fall handschriftliche Notizen zu fertigen, sei schlicht nicht mehr zeitgemäß und hindere ihn in unangemessener Weise in seiner rechtlich ausdrücklich zugestandenen Möglichkeit respektive seiner Verpflichtung, die Rechenschaft des Vermieters über die Verwendung mieterseits gezahlter Vorschüsse zu überprüfen (vergl. auch Beyer in WUM 2011, S. 399 f.).